DCA Update

Nederlandse versie volgt

19 April 2013

Dear Members,

The Dutch Canadian Association held its Annual General Meeting on April 15. As you know, we were seeking candidates to replace the outgoing president and treasurer, but did not find anyone willing to take on such a commitment. A non-profit corporation cannot function without active board members, and in fact the DCA’s bylaws require us to have five directors. Besides the challenge of recruiting enough board members, we discussed the decline in membership and attendance, and learned that compulsory insurance premiums have increased to the point where they eat up two-thirds of the membership fees.

The point was also made that times have changed since the DCA was founded 23 years ago. While the local Dutch-Canadian community once relied heavily on the DCA to keep in touch, more and more people now make use of email and social media to do the same.

These realities meant it was time to decide if it makes sense to continue operating the DCA as a non-profit corporation — that is, as a legal entity requiring paid memberships, bookkeeping and other administrative tasks. Those members present decided to vote immediately on a special resolution on the liquidation and dissolution of the Dutch Canadian Association under the provisions of the Canada Corporations Act. The resolution passed by a large majority, well in excess of the two-thirds majority required. It was not a decision taken lightly.

Still, there was much optimism, because members recognize that we do not need the DCA to stay in touch with each other or to organize events for the local Dutch-Canadian community. Several activities associated with the DCA are already organized with little or no direct involvement of the board. The Smartlappen singing group as well as Tea and Talents are both extremely popular, as are the monthly Koffie uur, the book club and other groups.

De Postbode
There continues to be very strong interest in De Postbode and, luckily for us, De Postbode is happy to continue providing this invaluable service. So, anyone who want to organize a borrelavond or fall walk , for example, is invited to submit details to postbode@dutchinottawa.ca. De Postbode will continue to send email notifications when a new issue of the newsletter is posted at dutchinottawa.ca. Most of the website will remain as well.

Next steps
Dissolving a non-profit corporation takes several months as board members oversee the liquidation of assets and wind up the operations. The 2012-2013 board must stay on until the process is complete.

Because we will no longer be organizing any activities, membership fees paid for 2013–2014 and future years will be reimbursed. Cheques not deposited by the treasurer will be returned or destroyed. Many physical assets, such as flags, decorations and costumes, will be given to the Dutch School or the Netherlands Embassy, or stored by individuals so they remain available for future events and activities. Other items will be donated to charity. The DCA will also pay in advance to maintain the dutchinottawa.ca web domain for several years.

The DCA expects to have about $4,000 remaining once all the bills are paid. The board must make the final decision, but we welcome suggestions from members on what to do with these funds. Some ideas are to hold a party, donate the money to charity, or plant a commemorative tree.

Troonwisseling
Finally, a note on the Troonwisseling: The Netherlands Embassy has invited members of the Dutch community in the Ottawa area to a reception to celebrate the official birthday of Her Majesty Queen Beatrix and the investiture of Prince Willem-Alexander as King of the Netherlands. The reception will be held on Tuesday, April 30, 6 to 8:30 p.m., at Ottawa City Hall (Jean Pigott Hall), 110 Laurier Avenue West.

The Dutch Canadian Association has provided financial support for the reception, and we have been assured that they will be screening images and video of the celebrations in the Netherlands. We hope to see you there.

Sincerely,

The Board of Dutch Canadian Association

Anouk Hoedeman
Heine de Vries
Marco van der Kooij
John de Vries
Jeanne Galpin


19 april 2013

Geachte leden,

De Dutch Canadian Association heeft haar jaarlijkse ledenveregadering gehouden op 15 april, 2013. Zoals u weet, waren we op zoek naar nieuwe bestuursleden om de voorzitter en de penningmeester te vervangen. Helaas was niemand bereid om deze taken over te nemen. Een vrijwilligers organisatie kan niet voort bestaan zonder actieve bestuursleden. In wezen kan een bestuur, volgens de wet, niet functioneren met minder dan vijf bestuursleden. Wij hebben dat punt nu bereikt. Daarnaast hebben we op de vergadering besproken dat we een daling in het lidmaatschap zien en ook een daling van leden die deelnemen in allerlei aangeboden activiteiten. Vervolgens hebben we opgemerkt dat de verplichte verzekering twee derde van ons jaarlijkse lidmaatschapinkomsten verbruikt.

Ook werd tijdens deze vergadering opgemerkt dat de tijden zijn veranderd, sinds de DCA 23 jaar geleden werd opgericht. Toendertijd waren de leden van de Nederlandse gemeenschap in Ottawa en omgeving zeer afhankelijk van elkaar om in contact te blijven. Hedendaags, met het kunnen gebruiken van email, internet en andere sociale media, hebben zij dit niet meer nodig.

Gezien deze werkelijkheid, bleek, dat het de juiste tijd was om een beslissing te maken of de DCA langer te laten voortbestaan als een vrijwilligersorganisatie (legale lidmaatschap betaling, officiele boekhouding en andere verplichte administratieve zaken). De aanweziege leden besloten om direct te stemmen voor een special besluit om DCA op te heffen, volgens de Canadian Corporations Act. De stemming werd aangenomen om de DCA op te heffen door bijna alle de aanwezigen, alhoewel slechts twee derde nodig was. Dit besluit werd met gemengde gevoelens genomen.

De leden waren optimistisch, omdat zij inzien dat we een DCA niet meer nodig hebben om met elkaar in contact te blijven om activiteiten te organiseren voor de Nederlandse gemeenschap in Ottawa en omgeving. Verschillende activiteiten worden al georganiseerd zonder directe betrekking van de DCA, zoals: Smartlappen, Tea en Talent, Boekenclub, Koffie uurtje. Deze activiteiten blijken erg populair te zijn. Andere activiteiten kunnen nog steeds georganiseerd worden door individuele leden.

De Postbode
Iedereen bleek erg geinteresseerd te zijn met het ontvangen van De Postbode. Gelukkig is De Postbode bereid om zijn werk voort te zetten. Geweldig! Dit betekent dat wanneer iemand iets wil gaan organiseren, zoals borrelavond, herfstwandeling, sjoel en pool, deze activiteiten kan bekendmaken via De Postbode door hem een email te sturen : postbode@dutchinottawa.ca.

U zult in de toekomst nieuws ontvangen via email, betreffende Nederlandse activiteiten en nieuws. Tevens zal de website dutchinottawa.ca blijven bestaan.

Wat verder te doen
Om een vrijwilligersorganisatie op te heffen, zal een aantal maanden duren. Het bestuur moet allerlei zaken overzien en legaal afhandelen. Vandaar dat het huidige bestuur zal aanblijven, totdat alles is afgehandeld.

Aangezien we geen activiteiten meer gaan organiseren voor het komend jaar, zullen alle betaalde lidmaatschapgelden voor 2013–2014 en betaalde lidmaatschapgelden voor volgende jaren terugbetaald worden. Niet geinde cheques zullen worden teruggezonden.

Verschillende bezittingen, zoals: vlaggen, decoraties, klederdracht enzo, zal aan de Nederlandse school en/of aan de Nederlandse Ambassade gegeven worden, of bij een bestuurslid opgeslagen worden, zodat deze beschikbaar zijn voor iemand, die een activiteit gaat organiseren in de toekomst. Andere bezittingen, zoals: pannen, opscheplepels enzo zullen geschonken worden aan liefdadigheidsinstanties.
De DCA zal ook een betaling maken om voor de komende jaren hun website: dutchinottawa.ca instant te houden.

De DCA verwacht, nadat alle financiele verplichtingen betaald zijn, ongeveer $4000 in hun bezit te hebben. Het bestuur zal een besluit moeten maken wat te doen met dit geld. Wij staan open voor ideeen van leden om hoe dit geld te besteden. Enkele suggesties waren: eind feestje met dans en muziek/diner; het doneren van het geld aan een vrijwilligersorganisatie; een boom te planten als herinnering van DCA.

Troonwisseling
De Nederlandse Ambassade heeft Nederlanders in Ottawa en omgeving uitgenodigd voor een receptie ter gelegenheid van de officiele verjaardag van Koningin Beatrix en tevens voor de Kroning van Willem-Alexander als Koning van Nederland. De receptie wordt gehouden op dinsdag 30 april, 2013 vanaf 18:00 tot 20:30 in de Ottawa City Hall (Jean Pigot Hall), 110 Laurier Avenue West.

De DCA heeft financieel voor dit feest bijgedragen. De ambassade heeft ons verzekerd, dat er beelden en video’s van de troonwisseling en festiviteiten in Nederland getoond zullen worden. Ook zal er een band optreden. Wij hopen u allemaal daar te zien.

Hoogachtend,

Het bestuur van de Dutch Canadian Association

Anouk Hoedeman
Heine de Vries
Marco van der Kooij
John de Vries
Jeanne Galpin